İşçi çalıştırıyoruz ama usulüne uygun belgelerimiz tam mı?

Bir işçiyi işe aldık. SGK işe giriş bildirgesini verdik, iş sözleşmesini imzalattık ve çalışmaya başladı. Çoğu işletmede personel işlemleri denildiğinde akla ilk olarak SGK işe giriş ve işten çıkış bildirgeleri, bordro ve maaş ödemeleri geliyor.

Oysa işveren açısından çalışan dosyası bunlardan çok daha geniş bir alanı kapsıyor. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75'inci maddesine göre işveren, çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemek; işçinin kimlik bilgilerinin yanında kanunlar gereğince düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları bu dosyada saklamak ve gerektiğinde yetkili mercilere göstermek zorunda. Dolayısıyla mesele yalnızca “Özlük dosyamız var mı?” değildir.

Asıl soru şudur: Özlük dosyamız gerçekten tam mı ve güncel mi? Bir işçinin dosyası işe başladığı gün oluşturulup dolaba kaldırılacak bir klasör değildir. İş ilişkisi devam ettikçe yaşayan, değişen ve yeni belgelerle tamamlanan bir kayıt bütünüdür.

İzinler, ücret değişiklikleri, görevlendirmeler, sağlık ve güvenlik eğitimleri, istirahatler, iş kazaları, disiplin süreçleri, zimmetler, çalışma süreleri, ücret ödemeleri ve nihayet işten ayrılış... Çalışma ilişkisinin önemli aşamalarının mümkün olduğu ölçüde belgeye dayanması gerekir. Çünkü iş uyuşmazlığı çıktığında tarafların ne söylediğinden çok, çoğu zaman neyin ispatlanabildiği önem kazanır.

İşveren “ödedim” diyebilir, işçi “almadım” diyebilir. İşveren “izin kullandı” diyebilir, işçi “kullanmadım” diyebilir. İşveren “uyardım” diyebilir, işçi “bana bildirilmedi” diyebilir.

İşte düzenli personel ve özlük kayıtlarının değeri tam da burada ortaya çıkar. Ancak bunun tersi de doğru değildir. “Ne kadar çok evrak toplarsak o kadar güvendeyiz” anlayışı özellikle kişisel verilerin korunması açısından doğru değildir.

İşveren, gerçekten gerekli olan kayıtları hukuka uygun biçimde toplamalı, saklamalı ve korumalıdır. Peki işletmenizdeki bir çalışanın dosyasını bugün masaya koyduğunuzda içinde neler olmalı? Aşağıdaki kontrol listesi bu soruya cevap vermek amacıyla hazırlanmıştır.

İŞVERENLER İÇİN; ÖZLÜK DOSYASI VE PERSONEL BELGELERİ KONTROL LİSTESİ Aşağıdaki belgelerin tamamının her çalışan için bulunması gerektiği düşünülmemelidir. Bazıları temel personel kayıtları, bazıları çalışanın veya işin niteliğine bağlı belgeler, bazıları ise yalnızca ilgili olay veya uygulamanın gerçekleşmesi hâlinde gündeme gelen kayıtlardır. LİSTENİN TAMAMI HER İŞÇİDE OLMAK ZORUNDA MI?

- Hayır. Bu listenin amacı, her çalışanın dosyasına 215 ayrı evrak koymak değildir. Örneğin şirket aracı kullanmayan çalışanda araç teslim tutanağı; yabancı olmayan çalışanda çalışma izni; iş kazası geçirmemiş çalışanda iş kazası evrakı; hakkında disiplin işlemi yapılmamış çalışanda savunma ve disiplin belgeleri aranmaz.

Doğru yöntem, çalışanı ve yaptığı işi dikkate alarak bu listeyi bir kontrol listesi olarak kullanmaktır. Bu belge benim çalışanım açısından gerekli mi? Gerekliyse düzenlenmiş mi?

Düzenlenmişse güncel mi? Güncelse gerektiğinde ispat edebilecek şekilde saklanıyor mu? Bu kişisel veriyi gerçekten saklamaya hukuken ihtiyacım var mı?

Çünkü özlük dosyasının eksik olması kadar, gereksiz kişisel verilerle doldurulması da doğru değildir. Sonuçta iyi hazırlanmış bir özlük dosyası sadece bir evrak klasörü değildir. İşveren açısından yıllar boyunca oluşan çalışma ilişkisinin hafızasıdır.

Bugün gereksiz görünen bir izin formu, bir zimmet tutanağı, bir eğitim kaydı, bir ücret pusulası veya bir tebliğ belgesi; yıllar sonra ortaya çıkan bir uyuşmazlıkta dosyanın en önemli belgesi hâline gelebilir. Bu nedenle işletmenizde işçi çalıştırıyorsanız kendinize yalnızca; “İşçi çalıştırıyoruz ama usulüne uygun belgelerimiz gerçekten tam mı?”